Manual Interno de Políticas y Procedimientos Para la Protección de Datos Personales.

El presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales, deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, consagra mecanismos y garantías que permiten el pleno ejercicio del derecho constitucional1 conocido como habeas data, que confiere a los ciudadanos la posibilidad de conocer, actualizar, rectificar y controlar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bases de datos o archivos.

A continuación nos permitimos enunciar las políticas de Tratamiento de información que rigen las actividades desarrolladas por CARRAZOS S.A.S. y el manejo de sus bases de datos. Toda la información recibida por CARRAZOS S.A.S a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos Clientes, Concesionarios, Repuesteros, Talleres Autorizados, Puntos de Venta, Proveedores, Empleados, Aprendices, Practicantes, aspirantes a cargos, contratistas, asistentes a eventos, capacitaciones y visitantes al concesionario y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso. Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o mantiene una relación comercial con CARRAZOS S.A.S o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos desarrollados por CARRAZOS S.A.S, o directamente en nuestras oficinas.

MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA
INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

CARRAZOS S.A.S con el fin de garantizar la protección de derechos como Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen , la transparencia y la libertad de los datos personales de personas naturales que se encuentran dentro de nuestra base de datos, con tal propósito todas las actuaciones y Políticas de Tratamiento de Datos se regirán por los principios de buena fe, derecho, garantías y procedimientos previstos en nuestra Constitución Nacional, Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y normas concordantes.

RESPONSABLE RAZON SOCIAL: CARRAZOS S.A.S
NIT: 820001772-7
DOMICILIO: TUNJA, BOYACÁ
DIRECCIÓN: CALLE 53 5 98 SECTOR LA GRANJA, TUNJA.
CORREO ELECTRÓNICO: servicioalcliente@carrazos.com.co
TELÉFONO RESPONSABLE: 7405060 Extensión 135
CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE:

Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO LEGAL Y APLICACIÓN:

La política de tratamiento de datos de CARRAZOS S.A.S será aplicable a los datos personales registrados como Clientes, Concesionarios, Repuesteros, Talleres Autorizados, Puntos de Venta, Proveedores, Empleados, Aprendices, Practicantes, aspirantes a cargos, contratistas, asistentes a eventos, capacitaciones y a visitantes al concesionario y demás titulares de información, protegidos dentro de la Constitución Política de Colombia de 1991, Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

ARTÍCULO 3. OBJETO:

Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de las bases de Datos estén en CARRAZOS S.A.S.

ARTÍCULO 4. DESTINATARIOS:

La presente Norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:
4.1. Representante legal.
4.2. Personal interno de CARRAZOS S.A.S, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
4.3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a CARRAZOS S.A.S bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal. Esta previsión deberá incluirse en todos los contratos.
4.4. Aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario, contractual, entre otras.
4.5. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
4.7. Las demás personas que establezca la ley.

ARTÍCULO 5. VIGENCIA:

CARRAZOS S.A.S., aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre las que tengan poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.

La política de tratamiento de datos personales de los titulares de CARRAZOS S.A.S entrará en vigencia a partir del día uno (01) del mes de Junio del año 2013.

ARTÍCULO 6. DEFINICIONES:

Con el fin de dar cumplimiento al ordenamiento jurídico y aplicación a la presente política, se tendrán presente las siguientes definiciones:

ARTÍCULO 7. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS.

CARRAZOS S.A.S en el desarrollo he interpretación aplicará la presente ley de manera armónica e integral con los siguientes principios en el Tratamiento de datos personales:

ARTÍCULO 8. TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS

7.1 Como Responsable: La empresa hará el tratamiento de los datos personales en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular de la información, de las siguientes bases:

7.2 Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano. CARRAZOS S.A.S tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.

ARTÍCULO 9. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

CARRAZOS S.A.S en el Tratamiento de Datos Personales asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda prohibido el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

CAPÍTULO II. DERECHOS Y DEBERES
ARTÍCULO 10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, establece que el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
ARTÍCULO 11. DEBERES DE CARRAZOS S.A.S COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DE LOS DATOS PERSONALES

CARRAZOS S.A.S tiene el deber en relación con el tratamiento de los datos personales tener presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. CARRAZOS S.A.S como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales tiene los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  9. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
  10. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
  12. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
CAPÍTULO III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD
ARTÍCULO 12. AUTORIZACIÓN.

CARRAZOS S.A.S, en su condición de Responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTÍCULO 13. FINALIDAD DE LA AUTORIZACIÓN.

El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de CARRAZOS S.A.S, con la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorio para Mantenimientos, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas, Realizar actualización de datos, Invitar a pruebas de vehículos, ofrecimiento de productos y servicios, comunicar noticias de las marcas que el concesionario tiene en concesión, ofrecer por medio la red de ventas y servicios, comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de nuestros bienes y servicios. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados. Cumplimiento de acuerdos comerciales o de cualquier otro tipo; Inteligencia de mercados; Reporte a las autoridades de vigilancia y control; Mercadeo y publicidad; Comercialización de los servicios que ofrece la organización; Contratación de bienes y/o servicios; Contacto a los titulares de los datos; Prestación de servicios y desarrollo de las actividades propias del objeto social de la organización; Análisis de la información; Procesos de selección de personal.

ARTÍCULO 14. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de autorización que ha definido CARRAZOS S.A.S, para la recolección y tratamiento de datos personales. La autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios: a. Cotizaciones, b. Facturas de Venta, c. Actividades de Mercadeo, d. Eventos, e. Registro de Propietarios, f. Órdenes de servicio, g. Acta de Entrega de Vehículo, h. Contratos de Adhesión, i. Correo electrónico.

La autorización será generada por CARRAZOS S.A.S y puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. Puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. (Autorización que se anexa).

ARTÍCULO 15. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

CARRAZOS S.A.S utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

ARTÍCULO 16. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

ARTÍCULO 17. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

En el Anexo 2 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por CARRAZOS S.A.S. (Aviso que se anexa).

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

ARTÍCULO 18. LIMITACIONES TEMPORALES

CARRAZOS S.A.S solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable o necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo las disposiciones aplicables a la materia de que trate y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requieran para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

CAPÍTULO IV. PROCEDIMIENTOS DE RECOLECCIÓN, ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
ARTÍCULO 19. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS

Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad. La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios: Correo electrónico: servicioalcliente@carrazos.com.co en Tunja: 7405060 ext. 135.

Los derechos de los titulares de la base de Datos de CARRAZOS S.A.S establecidos como legítimos, sólo lo pueden ejercer las siguientes personas:

En cualquier momento y de manera gratuita el titular podrán solicitar a los responsables de CARRAZOS S.A.S, al acceso de sus datos personales, a ejercer el derecho de consulta y reclamo, como también al derecho de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad únicamente.

ARTÍCULO 20. DEL DERECHO DE ACCESO.

En cualquier caso, para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTÍCULO 21. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.

CARRAZOS S.A.S tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

CARRAZOS S.A.S, habilitará mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. Por lo tanto, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

ARTÍCULO 22. SUPRESIÓN DE DATOS.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a CARRAZOS S.A.S la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CARRAZOS S.A.S

El derecho de supresión (eliminación) no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

ARTÍCULO 23. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, CARRAZOS S.A.S deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

ARTÍCULO 24. RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 25. RESPONSABLES DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos a través de los canales que han sido habilitados para dicho efecto. Dirección de correo electrónico: servicioalcliente@carrazos.com.co, Servicio al Cliente CARRAZOS S.A.S. Calle 53 No 5 98 – Contacto: 7405060 Ext 135 - 3202729521; Tunja,Boyacá, Colombia.

El titular del Dato personal o quien ejerza su representación legal podrá formular o enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes, de 8:00 am a 12:30 m y de 2:00 a 6:00 pm, a través de las direcciones y línea telefónica anteriormente descritas, previo el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en éste documento y en la ley.

CAPÍTULO V. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE INFORMACIÓN
ARTÍCULO 26. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, CARRAZOS S.A.S se adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad de todo tipo de bases de datos para evitar su adulteración, pérdida, consulta, u otro tipo de ataque por la web o accesos desconocidos.

Para el almacenamiento de los datos, CARRAZOS S.A.S cuenta con un proceso de seguridad para la encriptación de datos personales y la transmisión de los datos a los encargados, todo se efectúa por medio de firewalls donde se protege toda la información. Los accesos a los sistemas están resguardados con un alto nivel de seguridad como en el acceso al sistema, autenticación y autorización. Las bases de datos están alojadas en un servidor completamente asegurado anti-spam y este está ubicado en un Data Center que otorgan altos niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento de Datos Personales, CARRAZOS S.A.S se compromete a notificar e informar dichos cambios por medio de un aviso de privacidad.

ARTÍCULO 27. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.

CARRAZOS S.A.S mantiene protocolos de seguridad de obligatorios cumplimiento para los que tengan acceso a la red o a las mismas bases de datos. Este proceso tiene un flujo que se realiza en todo los procesos que se consideran necesarios para la empresa que son:

ARTÍCULO 28. LAS MEDIDAS DE CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, IMPLEMENTADAS POR CARRAZOS S.A.S:
CAPÍTULO VI. DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 29. DESIGNACIÓN.

CARRAZOS S.A.S, designa al Área de Servicio al Cliente o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.

ARTÍCULO 30. VIGENCIA DEL MANUAL.

La presente política rige a partir del 01 de Junio 2013, fecha en la cual fue aprobada por las áreas encargadas. Para la reforma, modificación y actualización de la POLÍTICA INSTITUCIONAL DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN Y USO DE DATOS PERSONALES DE CARRAZOS S.A.S, no requerirá ser informadas al titular ni contar con su consentimiento, como quiera que las compañías han establecido como mecanismo de divulgación en las carteleras de la compañía.

Raúl Enrique Segura Escobar

Representante Legal - Carrazos S.A.S

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